東京ビジネス施設株式会社（以下「当社」といいます。）は、会議室サービスの提供にあたり、お客様の個人情報の重要性を認識し、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）その他の関係法令・ガイドラインを遵守し、適切な取扱いおよび保護に努めます。
1. はじめに・事業者情報
本プライバシーポリシーは、当社が運営するウェブサイト trurkla.click および当社が提供する会議室の予約、利用、問い合わせ、各種サポート等に関連して取得する個人情報の取扱いについて定めるものです。
- 事業者名：東京ビジネス施設株式会社
- 所在地：東京都千代田区内神田2-7-10
- メールアドレス：[email protected]
- 電話番号：+81 3 6418 9275
- 事業内容：会議室の運営・予約受付・関連サービスの提供
当社は、取得した個人情報を、利用目的の達成に必要な範囲で適正かつ公正な手段により取り扱います。
2. 個人情報の取得および取扱い
当社は、以下のような場面で個人情報を取得することがあります。
- 会議室の予約、見積り、問い合わせ、キャンセル、変更の受付時
- 法人・団体の担当者情報の登録時
- 会議室利用時の本人確認、入退室管理、設備利用管理時
- 請求、支払、領収書発行、与信・不正利用防止のための手続き時
- アンケート、レビュー、キャンペーン、サポート対応時
- ウェブサイト利用時に自動的に取得される情報（Cookie、アクセスログ、端末情報等）
当社が取得する情報には、氏名、会社名、部署名、役職、住所、電話番号、メールアドレス、予約内容、請求先情報、支払情報、問い合わせ内容、利用履歴、アクセス情報等が含まれる場合があります。
当社は、適法かつ公正な方法により個人情報を取得し、偽りその他不正の手段により取得することはありません。
3. 個人情報の利用目的
当社は、取得した個人情報を、以下の目的のために利用します。
- 会議室の予約受付、確認、変更、キャンセル対応のため
- 会議室利用に関する連絡、案内、本人確認のため
- 請求書・領収書の発行、料金の請求および決済処理のため
- 施設の安全管理、入退室管理、不正利用防止のため
- 設備、備品、付帯サービスの提供および運営管理のため
- 問い合わせ、苦情、トラブル対応、アフターサポートのため
- サービス改善、品質向上、新サービスの企画・開発のため
- 法令に基づく対応、行政機関・裁判所等への対応のため
- 当社または第三者の商品・サービスの案内、広告配信、マーケティング分析のため
- Cookie等を用いた利用状況の把握、サイト改善、アクセス解析のため
当社は、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲で行い、その場合には適切な方法で通知または公表します。
4. 個人情報の利用の法的根拠
当社は、日本の個人情報保護法に基づき、個人情報を適法かつ適切に取り扱います。主な法的根拠は以下のとおりです。
- 契約の履行または契約締結前の手続きのため：会議室予約、利用契約の履行、問い合わせ対応等
- 法令上の義務の履行のため：会計・税務、行政対応、記録保存等
- 正当な利益のため：施設運営、サービス改善、不正利用防止、安全管理、マーケティング分析等
- 本人の同意に基づく場合：Cookieの利用、広告配信、メール配信、任意アンケート等
なお、当社は、要配慮個人情報を取得する必要がある場合には、法令に従い、必要な同意を得るなど適切な措置を講じます。
5. 個人情報の第三者提供および委託
当社は、次の場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ることなく個人情報を第三者に提供しません。
- 法令に基づく場合
- 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意取得が困難な場合
- 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意取得が困難な場合
- 国の機関等への協力が必要な場合であって、本人の同意取得により当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
当社は、以下の業務を必要に応じて外部事業者に委託することがあります。この場合、当社は委託先を適切に選定し、必要かつ適切な監督を行います。
- 予約管理システムの運用・保守
- 決済処理、請求書発行、会計処理
- メール配信、問い合わせ対応、サポート業務
- クラウドサーバー、データ保管、アクセス解析
- 施設警備、入退室管理、清掃、設備保守
当社が個人データを共同利用する場合には、法令に従い、共同利用の項目、範囲、目的、管理責任者等を別途公表または通知します。
6. 個人データの外国にある第三者への提供
当社は、クラウドサービス、メール配信サービス、分析ツール等の利用に伴い、個人データを日本国外のサーバーまたは国外事業者に取り扱わせる場合があります。
この場合、当社は、個人情報保護法に従い、提供先国の個人情報保護制度、提供先の個人情報保護措置、その他必要な情報を把握した上で、適切な安全管理措置を講じます。また、必要に応じて本人の同意取得または法令上必要な手続きを行います。
国外の事業者に委託または提供する場合には、適切な契約、セキュリティ設定、アクセス制限等を通じて保護を図ります。
7. 個人情報の保存期間
当社は、個人情報を、利用目的の達成に必要な期間、または法令・契約上必要な期間に限り保有し、必要がなくなった場合には、遅滞なく消去または匿名化します。
保存期間の主な考え方は以下のとおりです。
- 予約・利用履歴：サービス提供完了後、一定期間
- 請求・会計・税務関連情報：法令で定められる期間
- 問い合わせ記録：対応完了後、一定期間
- 防犯・安全管理のための記録：必要最小限の期間
- Cookie等のアクセス情報：分析・運用上必要な期間
具体的な保存期間は、法令、業務上の必要性、紛争対応の必要性等を考慮して決定します。
8. お客様の権利
お客様は、個人情報保護法に基づき、当社が保有するご自身の個人情報について、以下の権利を有します。
- 利用目的の通知を求める権利
- 開示を求める権利
- 内容の訂正、追加または削除を求める権利
- 利用停止または消去を求める権利
- 第三者提供の停止を求める権利
- 本人に関する個人データの第三者提供記録の開示を求める権利
また、法令上認められる範囲で、利用の制限、異議申立て、データポータビリティに類する情報の提供を求めることができる場合があります。
これらの権利の行使を希望される場合は、後記「12. お問い合わせ先」までご連絡ください。当社は、本人確認のうえ、法令に従って合理的な期間内に対応します。ただし、法令上、開示等に応じられない場合があります。
9. 同意の撤回
お客様は、同意に基づいて個人情報を取り扱う場合、いつでも同意を撤回することができます。ただし、同意の撤回前に行われた取扱いの適法性には影響しません。
同意を撤回された場合、当社は、当該同意に依拠する取扱いを停止しますが、契約の履行、法令遵守、正当な利益に基づく必要な取扱いは継続されることがあります。
同意の撤回は、後記「12. お問い合わせ先」宛てにご連絡いただくことで行うことができます。
10. 苦情・相談窓口
当社の個人情報の取扱いに関する苦情、相談、開示等の請求、その他のお問い合わせは、以下の窓口までご連絡ください。
- 窓口：東京ビジネス施設株式会社 個人情報お問い合わせ窓口
- 住所：東京都千代田区内神田2-7-10
- メールアドレス：[email protected]
- 電話番号：+81 3 6418 9275
また、本人が当社の対応にご不満をお持ちの場合、個人情報保護委員会その他の監督機関に相談・苦情申立てを行うことができます。
11. 個人情報の安全管理
当社は、個人情報の漏えい、滅失、毀損、改ざん、不正アクセス等を防止するため、以下を含む安全管理措置を講じます。
- 個人情報へのアクセス制御および権限管理
- 社内規程の整備および従業者教育
- 通信および保存データの暗号化等の技術的対策
- 委託先の監督および契約管理
- ログ管理、監査、定期的な見直し
- 事故発生時の報告・対応体制の整備
当社は、個人情報の安全管理が適切に行われるよう、必要かつ適切な監督を継続的に実施します。
12. お問い合わせ先
本プライバシーポリシー、当社の個人情報の取扱い、権利行使、同意の撤回等に関するお問い合わせは、以下までご連絡ください。
- 東京ビジネス施設株式会社
- 所在地：東京都千代田区内神田2-7-10
- メールアドレス：[email protected]
- 電話番号：+81 3 6418 9275
お問い合わせの際は、ご本人確認のため、必要な情報のご提示をお願いする場合があります。
13. プライバシーポリシーの変更
当社は、法令改正、サービス内容の変更、運用上の必要性その他の理由により、本プライバシーポリシーを変更することがあります。
重要な変更を行う場合には、当社ウェブサイト上での掲示、電子メールでの通知、その他適切な方法により周知します。変更後のプライバシーポリシーは、当社が別途定める場合を除き、掲載時点から効力を生じます。
本プライバシーポリシーは、東京ビジネス施設株式会社が提供する会議室サービスに関する個人情報の取扱いについて適用されます。